Come migliorare il flusso di informazioni dalla rete commerciale

I direttori commerciali sanno bene quanto sia importante ricevere dati aggiornati dalla loro forza vendita per avere ben chiara la situazione dei loro mercati, soprattutto se molto estesi, per poter sviluppare dei piani strategici adeguati e azioni correttive mirate. Queste informazioni hanno un impatto non solo sulle vendite, ma sono alla base di decisioni che riguardano l’organizzazione nel suo complesso interessando la produzione, il marketing, la contabilità, ecc. È possibile ricavarle da un’analisi costante della fase in cui si trovano le trattative di vendita in corso e il ruolo della forza vendita, per ottenere questi dati, è fondamentale. Ecco i nostri suggerimenti per ottimizzare questo processo.

Un processo di vendita è composto da diverse fasi, qualunque sia il prodotto o servizio venduto, che vanno dall’approccio iniziale a un potenziale cliente fino alla chiusura della vendita. Si può scomporre in diversi momenti quali ad esempio “contatto iniziale”, “negoziazione”, “invio della proposta”, “accettazione della proposta” ed infine “vendita”. Risulta quindi utile classificare tutte le trattative commerciali in corso in funzione della fase in cui si trovano, dando loro una stima di valore atteso basata sull’esperienza passata. L’insieme di tutte queste opportunità commerciali va sotto il nome di “pipeline”.

Questa classificazione, fatta periodicamente, permette di avere un’immagine puntuale dello stato di avanzamento delle trattative fornendo delle informazioni utilissime all’azienda che riguardano:

• numero di offerte e loro valore medio;
• percentuale media di conversione da una fase alla successiva (non tutti i contatti si trasformano in clienti);
• tempo medio per finalizzare una vendita.

Tutte le risorse della rete commerciale dovrebbero aggiornare la propria pipeline, in modo da rendere possibile l’analisi dei dati ad un livello globale. Analisi che permetterà di:

• comprendere quale fase è più critica di altre e quindi sviluppare azioni correttive mirate;
• pianificare nuovi lanci di prodotti in quanto fornisce un’idea abbastanza precisa di quanti contatti si devono generare per raggiungere l’obiettivo di vendita del nuovo prodotto;
• fornire una previsione di quante opportunità si possono chiudere e quando, il che si traduce in una previsione delle entrate ad esempio a 30, 60 e 90 giorni (o oltre) per l’azienda;
• dare un’indicazione su come allocare le risorse per finalizzare le opportunità di business.

Queste informazioni sono fondamentali per impostare correttamente le azioni commerciali e di marketing portando a un processo di vendita più snello, più efficiente e meno costoso.

Affinché questo tipo di analisi sia efficace, è fondamentale che la pipeline sia costantemente aggiornata. Questo è compito della forza vendita che regolarmente dovrebbe rivedere lo stato delle proprie opportunità commerciali, in base all’andamento delle trattative. Tuttavia, questo tipo di attività “amministrativa” non è sempre ben vista perché richiede lunghi processi manuali che sottraggono tempo alla vendita. Non solo, queste attività introducono anche la possibilità di errori umani e discrepanze nei dati influendo negativamente sul lavoro dei direttori commerciali che molto spesso sono costretti a fare analisi e previsioni non supportate da dati aggiornati o corretti.

Esistono degli strumenti che possono aiutare la forza vendita a eseguire questo compito in maniera regolare, semplice e veloce consentendo loro di lavorare in modo più efficiente, liberando tempo e risorse da dedicare ai clienti. Infatti, permettono ai venditori di aggiornare le loro opportunità commerciali sul proprio smartphone, che è sempre a portata di mano, in mobilità e in maniera rapida grazie alla semplicità delle interfacce. È possibile programmare delle notifiche che ricordano loro di compiere determinate azioni come ad esempio compilare un veloce formulario, aggiornare le previsioni o programmare le attività successive. Questi strumenti inoltre, sono studiati per integrarsi al CRM aziendale e sfruttarne al massimo le potenzialità, spesso sottoutilizzate proprio perché non supportate da informazioni complete e aggiornate. Questo investimento, quindi, aggiunge valore “completando” e “potenziando” la performance finale del CRM a cui si va a integrare consentendo di prendere decisioni strategiche più efficaci per ottenere il successo di tutta l’intera azienda.

Metide sviluppa da anni soluzioni personalizzate per aiutare le aziende a massimizzare il lavoro della loro forza vendita. Se sei interessato ad approfondire l’argomento e a scoprire come possiamo aiutare il tuo business, ti invitiamo a contattarci.